Наука о потерянном времени

Время в наши дни стало фактически синонимом слова «бесценное». Его легко потратить, потерять и даже свернуть в дугу, но невозможно повернуть назад, купить, приобрести. Изобрести машину времени – недостижимая пока мечта человечества. Зато управлять временем настоящим вполне возможно. По крайней мере, этому даже обучают на модных ныне курсах по управлению своим временем.

Наука и жизнь

Итак, тайм-менеджмент. Как следует из названия, наука управления временем отделилась от обыкновенного менеджмента и сразу же стала востребованной. Пособия вроде «как управлять своим временем» пользуются бешеной популярностью, а пройти курс тайм-менеджмента в некоторых компаниях для сотрудников уже стало необходимостью. Кое-кто готов пойти дальше и причислить тайм-менеджмент к научным дисциплинам. Так, уже в 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» была открыта первая и пока единственная в стране кафедра тайм-менеджмента. Однако коллеги из других университетов тайм-менеджмент признать наукой не спешат. «В появлении отдельной кафедры тайм-менеджмента, по моему мнению, нет необходимости. Область эта довольно автоматизирована, этим направлением вполне могут заниматься программисты и экономисты на кафедрах прикладной информатики, например», - отмечает Ольга Сергеевна Пензина, старший преподаватель экономического факультета СПбГУ.

Можно ли постичь премудрости тайм-менеджмента без прохождения специальных курсов? Вооружившись несколькими пособиями и десятком сайтов, я попыталась понять, что же советует тайм-менеджмент людям, ощущающим постоянную нехватку времени. А ведь это происходит у нас и дома, и на работе.

Всё идёт по плану

Все эти источники сходятся в одном: готовых рецептов экономии времени не существует. Чтобы управлять своим временем, надо перестроить весь образ жизни. Поэтому основа тайм-менеджмента – систематическое планирование. Но это не просто список дел на завтра в ежедневнике. Начнем с того, что планирование бывает краткосрочным и долгосрочным. Наука управления временем начинается с долгосрочного. Ну а долгосрочное планирование начинается, в свою очередь, с расстановки приоритетов. Или более глобально – с определения жизненных целей. Ведь прежде чем думать о том, как сэкономить время, нужно сначала понять, на что его тратить. Всё как с деньгами.

Хоть определение жизненных целей относится скорее к психологии, нежели к тайм-менеджменту, фактически все источники уделяют этой теме много внимания. Например, в «Тайм-менеджменте» Г. Захаренко приведен простой способ разобраться с целями. Нужно задать себе вопрос: каким я вижу себя (свою работу, карьеру – другую сферу жизни) через год? Полученный образ и станет конечной целью, от которой надо отталкиваться.

Один из популярных (особенно в Америке) методов долгосрочного планирования – метод Франклина.Он представляет собой пирамиду или здание из шести этажей: первый и основной – жизненные ценности, второй – основная цель, третий – генеральный план достижения этой цели, четвертый – долгосрочный план на несколько лет с указанием подцелей и задач, пятый – краткосрочный на месяц, шестой – план на день. Можно использовать метод Франклина при ведении ежедневника: несколько страниц в начале оставить на первые четыре этажа, в начале каждого месяца оставлять страницу на пятый и каждый день – на шестой.

Другой любопытный метод я нашла на специализированном сайте – его можно условно назвать «Дерево». Рисуется дерево: мощный ствол, на котором пишется глобальная задача. Затем расходятся в сторону ветви – подзадачи. От них - подзадачи этих задач и так далее. Последние тонкие веточки будут подписаны элементарными шагами, которые легко и удобно выполнять. И огромная цель окажется вполне реальной.

После расстановки приоритетов и определения целей можно переходить к краткосрочному планированию. Но здесь все тоже не так просто: тайм-менеджмент предлагает приоритетное планирование, в котором задачи разделяются по степени их важности.

От А, В, С до Эйзенхауэра

Примером такого планирования может послужить метод А, В, С. Все задачи делятся на три категории: А – наиболее важные и трудоемкие, В – менее важные, С – достаточно легкие и, возможно, приятные дела. Все дела на день (неделю) нужно раскидать по этим группам и уже в зависимости от этого выполнять: сначала группу А, потом переходить к В, а С оставить напоследок либо выполнять в перерывах между А, чтобы разгрузиться. В чем плюс? В немаркированном списке мы начинаем обычно с выполнения самых легких дел, а трудные накапливаются, как снежный ком, что в результате может привести к самой настоящей лавине.

Другой известный метод – метод Эйзенхауэра. Здесь уже 4 группы дел: важные и срочные (ВС), неважные и срочные (НС), важные и несрочные (ВН), неважные и несрочные (НН). Обычно у нас более всего страдают дела НС – это дела на перспективу, которые все время откладываются в долгий ящик, не выполняются, а в результате развития не получается. Эйзенхауэр советовал избавляться по возможности от дел НН и НС – например, передавать кому-то другому.

К краткосрочному планированию относится и метод «шести задач». С ним связана любопытная история: президент американской сталелитейной компании Чарльз Шваб пообещал выплатить 25 000 долларов тому консультанту в сфере повышения эффективности бизнеса, который поможет повысить эффективность работы его компании. И он заплатил эти деньги за 20-минутную консультацию эксперта по эффективности Айви Ли, причем, как утверждал впоследствии, совет стоил всех этих денег.

Итак, в чем суть метода? Нужно записать на листке все задачи на завтрашний день, выбрать шесть самых важных, расставить их в порядке убывания важности. Затем положить листок в карман и забыть до следующего дня. А с утра начать выполнять все дела в строгой очередности. Только после выполнения первого дела можно переходить к следующему.

В любом пособии по тайм-менеджменту обязательно говорится о принципе Парето. Звучит он так: 80% усилий дают всего 20% результата, а 80% результата достигается 20% усилий. Это не точное процентное отношение – может быть 75% и 25%, 85% и 15%. (Многие ученые отмечают, что это процентное соотношение действует и в других случаях: например, где-то 20% людей имеют 80% капитала всего общества, 20% преступников совершают 80% наиболее тяжких преступлений). Чем полезен принцип Парето для тайм-менеджмента? Можно проанализировать всё, на что тратится ваше время, и найти те дела, которые пожирают много времени, давая в ответ мало результата. И попытаться изменить процентное соотношение к лучшему.

Как бороться с «пожирателями времени»

Как бы то ни было, планирование – это теория, а на практике приходится сталкиваться с множеством трудностей. Геннадий Захаренко в книге «Тайм-менеджмент» делит трудности на 2 типа - «ловушки» и «пожиратели времени». Ловушки – дела, которые только мешают конечной цели и, в принципе, не являются приоритетными. Появляются они в нашей жизни по многим причинам – из-за кажущейся важности, из-за неумения сказать «нет». Маршалл Кук в своей книге об управлении временем советует хороший способ идентификации «ловушек». Все, чем занимаешься, нужно выписать в столбик и напротив каждого дела поставить 2 оценки по 10-балльной шкале: первая – удовольствие, которое вы от этого дела получаете, вторая – важность его для вас и других. Так самые малоперспективные дела быстро выявятся, а в соответствии с принципом Парето они, возможно, окажутся еще и самыми трудоемкими.

К пожирателям времени, как несложно догадаться, относится все, что сбивает и мешает. Самый ненасытный пожиратель в наше время, пожалуй, Интернет (раньше лидировал телевизор). К сожалению, другого способа отвлечься от Интернета, кроме как собрать волю в кулак и заставить себя, ученые еще не изобрели. Но если такой способ появится – автора наверняка будет ждать мировая благодарность и нобелевка в придачу.

Как справиться со сложной задачей? Тайм-менеджмент и здесь предлагает ряд методов. Часто можно встретить упоминание о «методе съедания лягушки». За экзотическим названием скрывается очень простая суть. Метод реализует принцип американской пословицы: «Если тебе пришлось съесть лягушку, довольствуйся тем, что это худшее, что могло случиться с тобой за день», и заключается в следующем: самое неприятное дело нужно делать в первую очередь.

Как подступиться к большой и сложной задаче – подсказывает метод «съедания слона». В чем-то он похож на описанный в начале метод «Дерево». Суть такая: в одиночку съесть слона невозможно, но если разрезать его на мелкие кусочки и раздать друзьям, то все получится. Метод предполагает разделение цели на мелкие шажки и активное вовлечение в процесс посредников.

Еще один способ справиться с долгосрочной и тяжелой задачей – «метод швейцарского сыра». Нужно найти так называемые «дела быстрого реагирования» - простые задачи, которые можно быстро и легко выполнить в любое время – позвонить, написать по почте и т.д. Выполнив все эти дела, вы пробьете «дыры» в «сыре» - проект не покажется таким сложным.

Большинство специалистов по тайм-менеджменту не советует набрасываться и делать все скопом – «работать, пока работается». Необходимо делать маленькие перерывы, хотя бы 1 - 2 минуты, но их тоже нужно проводить правильно. Специалисты советуют глубокий вдох, медитацию, гимнастику плеч и шеи, мысли о приятном… Один из наиболее интересных советов: нужно завести блокнот (файл), в котором будут записываться афоризмы. Во время перерыва выбрать любой – и обдумывать его в течение нескольких минут.

Бардак на столе тоже способен стать пожирателем времени. Специалисты приводят следующую статистику: согласно подсчетам, американские менеджеры тратят в среднем 6 недель в год на поиски пропавшего документа. Очень полезным для наведения порядка в бумагах (и не только) может стать принцип «одного касания». То есть, если какой-то документ попал в руки, нужно немедленно совершить какое-то действие – убрать, передать, прочесть и выбросить, но ни в коем случае не откладывать в сторону.

Во многих пособиях подчеркивается важность самомотивации. Нужно поощрять себя за выполненные дела приятными мелочами – тогда желание выполнять обязанности и достигать поставленных целей увеличится.

Храните время в сберегательных кассах

Как еще можно экономить время? Маршалл Кук в своей книге предлагает интересную мысль: чтобы научиться экономить время, надо подсчитать, сколько оно стоит. То есть разделить свой средний заработок за месяц на количество минут в месяце - получится средняя стоимость минуты. А потом записывать, на что потратил время – допустим, один час смотрел телевизор, – и смотреть, сколько «стоит» этот час, проведенный за работой. Другой способ – записывать каждое свое действие за день: держать при себе лист или блокнот и, как только происходит смена деятельности, записывать время и вид действия. При условии честного подхода можно легко выявить, на что тратится всё время.

Свой метод управления временем был у советского ученого Любищева. Он скрупулезно подсчитывал, сколько времени у него уходило на то или иное занятие – учет велся ежедневно с точностью до 10 минут. Каждый месяц составлялась сводка, по которой он анализировал, на что же было потрачено то или иное количество времени, и мог спрогнозировать, сколько ему времени на что-либо потребуется в следующий раз. Учет времени Любищев вел 56 лет –ученый действительно смог добиться высокой продуктивности труда. А известность метод получил благодаря книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь».

Существует много электронных программ, помогающих успешно экономить время, – о них можно прочесть у Глеба Архангельского. Конечно, чтобы освоить эти программы, тоже нужно какое-то время, но для людей, которые уже привыкли пользоваться компьютерами, планшетами и прочей техникой, такие «хранители времени» станут бесценными помощниками.

Сейчас – среди информационного шума, назойливой рекламы, всепоглощающего Интернета, рассеивающего внимание, – управление временем становится настоящим искусством. Проблема в том, что в каждом индивидуальном случае нужна своя методика, а чтобы перепробовать разные и выбрать лучшую, опять же нужно время, которого всегда не хватает. Но в любом случае надо помнить первый принцип тайм-менеджмента: всё начинается с определения жизненных целей. И такие с точки зрения рационализма бесполезные вещи, как отдых, наслаждение природой и искусством, мечты, вычеркивать из жизненного плана нельзя. Об этом лучше всякого специалиста говорит любимый герой из детства – Маленький Принц:

«Он торговал усовершенствованными пилюлями, которые утоляют жажду. Проглотишь такую пилюлю — и потом целую неделю не хочется пить.

- Для чего ты их продаешь? — спросил Маленький Принц.

- От них большая экономия времени, — ответил торговец. — По подсчетам специалистов, можно сэкономить пятьдесят три минуты в неделю.

- А что делать в эти пятьдесят три минуты?

- Да что хочешь.

«Будь у меня пятьдесят три минуты свободных, — подумал Маленький Принц, — я бы просто-напросто пошел к роднику…»

Пусть все эти советы помогают нам добиваться самых дорогих и значимых целей. И тогда сколько времени можно высвободить для своей семьи!

Елена Пушкова, для «Фонтанки.ру»