Свободное время, личная жизнь и экономия. Как правильно работать из дома

Десятки крупных компаний в России разрешили сотрудникам в условиях коронавируса не приходить в офисы. «Фонтанка» спросила HR-специалистов, как правильнее организовать рабочий процесс на удаленке.

Большинство опрошенных сходятся во мнении, что дома сотрудникам может быть тяжело организовать свое время и рабочее пространство, нелегко сосредоточиться. Как считают в компании SuperJob, «чаще всего работников смущает не сам факт удаленной работы, а возможные последствия: снижение зарплаты, последующее увольнение или невозможность роста». А еще отсутствие рабочих инструментов, места и нерабочая атмосфера, перечисляет минусы работы из дома партнер кадрового агентства HR Consult Александр Багулин, который также работает бизнес-тренером и коучем.

В hh.ru предупреждают: сотрудники, отправленные на удаленку, могут впасть в крайности. Либо забыть о привычном рабочем режиме с перерывами на перекусы, физическую активность и обед, либо, напротив, не смогут заставить себя взяться за решение рабочих задач. Поэтому при переходе на удаленку в первую очередь необходимо вместе с руководителем наметить круг целей и задач.

«Во-вторых, следует оборудовать обособленное рабочее место, чтобы под рукой было все необходимое, и расписать всю рабочую неделю буквально по слотам: в какой день и время вы будете заниматься тем или иным проектом, — продолжает она. — В-третьих, очень важно поддерживать коммуникацию с командой: мессенджеры и современные средства связи в помощь. Несмотря на временную изоляцию, не нужно пропадать с радаров коллег — делитесь информацией по тем проектам, которые вы ведете, предупреждайте, если уходите на обед, и всячески инициируйте общение», — продолжает руководитель пресс-службы hh.ru по Северо-Западу Ирина Жильникова.

«Обязательно нужна будет тренировка. Если ты ничего до этого не знал о планировании, как это делать эффективно, то нужно познакомиться с разными техниками: метод «помидора», планирование времени 60 на 40, для того, чтобы не погрязнуть в большом количестве работы и не выгорать, что тоже возможно. Здорово, когда у тебя есть наставник, который может вовремя эти ситуации отлавливать и делать так, чтобы сотрудник не выгорал, помогать ему планировать и знакомить его с инструментами», — советует менеджер по организационному развитию «Билайн» Алина Драгун.

В hh.ru для организации рабочего времени советуют использовать диджитал-инструменты, например, установку таймера, который будет оповещать каждые полчаса-час, что нужно сделать пятиминутную паузу. «Лучше придерживаться того же привычного расписания, которое было на работе. Как правило, подобный контроль и осознанность в течение недели-двух помогут перейти на новые рабочие рельсы», — рекомендует Ирина Жильникова.

«Для поддержания работоспособности сотрудников лучше делить коллектив на небольшие команды по 3–6 человек с назначением лидера команды, который будет отвечать за результат. При этом можно роль лидера передавать в команде поочередно (раз в неделю или месяц)», — делится опытом директор кадрового агентства HR Consult Вадим Морозов. Около половины сотрудников его компании сейчас работают удаленно. Также он рекомендует продолжать работать из дома в режиме с 9:00 до 18:00, а освободившееся время тратить с пользой: утром — на зарядку, вечером — на прогулки, чтение книг и прочие приятные занятия, которые улучшают эмоциональный настрой и собственную эффективность.

Кроме того, существует целый список инструментов, которые позволяют компаниям четко организовать работу вне офиса. Крупные организации давно используют ПО, позволяющее виртуализировать рабочее пространство. К примеру, в «Билайне» это Skype for Business и Blue Jeans, в «Экспофоруме» — Liferay. «Максидом» уже пользуется программами Skype for Business и Microsoft Teams. В большинстве программ доступны и функции видео-конференц-связи.

В период карантина Александр Багулин рекомендует компаниям протестировать метод управления проектами Scrum. Собрания по этой методике проводят конструктивно: речь на них идет о том, что сделано за конкретный день, в чем нужна помощь и что планируешь сделать сегодня, и результативно: в задачах каждого участника Scrum-собрания участвует весь коллектив. Если в таком собрании участвует 10 человек, оно займет не больше 30 минут, уверяет бизнес-тренер. Необходимы только модератор (желательно не шеф), владельцы процессов, регламент по времени и определенная культура обратной связи и взаимодействия.

Еще одна рекомендация — автоматизировать контроль над бизнес-процессами через программу Pyrus. Руководитель мгновенно сможет увидеть статус всех проектов, ответственное лицо, которое на данном этапе им занимается, сроки и дедлайны. По словам Александра, программа также позволяет коллегам самим контролировать друг друга — есть возможность настроить этапы работы и их преемственность.

Все же переход на удаленку подходит далеко не всем специалистам. Как выяснила служба исследования hh.ru, среди работодателей из разных регионов страны 80% компаний не смогут обеспечить всем своим сотрудникам удаленную работу в условиях распространения нового коронавируса. Более того, уйти в хоум-офисы своим руководителям чаще всего предлагают сами сотрудники, и далеко не все с этим соглашаются. Так что если работодатель сам предложил вам перейти на такой формат работы, вам повезло.

«С одной стороны, причина кроется в бизнес-процессах, которые выстроены таким образом, чтобы специалист находился условно «на виду» и мог коммуницировать со всеми членами команды, с другой — в отсутствии четких, понятных и прозрачных KPI, по которым может оцениваться эффективность работы «удаленного» сотрудника. Кроме того, по закону компания должна снабдить людей всем необходимым для труда оборудованием», — объясняет Ирина Жильникова.

«Если в договоре у работника написано, что он работает в офисе по одному адресу, а фактически он находится дома по другому (адресу), то работодатель может оказаться в неприятной ситуации, если с работником что-то случится. Важно также отметить, что при переводе работника его зарплата не изменяется. Напротив, ему полагаются компенсации или так называемые амортизирующие выплаты: за использование Интернета и телефонии в рабочих целях, домашнего компьютера», — добавляют в SuperJob.

Все же часть сотрудников на удаленный режим работы уже перевели в таких компаниях, как «Газпром Нефть», «Почта России», в банке «Открытие». В «Билайне» 65% сотрудников административных офисов из разных подразделений пользуются возможностью несколько дней в неделю работать из дома. «Многие сотрудники в нашей компании ценят самостоятельность и возможность творчески подходить к решению задач. У тебя есть задачи, от тебя ждут определенного результата, и соответственно, в конце рабочего дня ты его показываешь, но при этом как ты достигаешь его и какие методы используешь, ты уже можешь определять сам», — поясняет Алина Драгун.

Александр Багулин считает: «Удаленка — это лучшее, что изобрело человечество. Уже сейчас 45% людей поколения миллениалов предпочитает полную или частичную удаленку классической системе работы. 74% сотрудников, работающих на удаленке, выражает высокий уровень удовлетворенности форматом своей работы. Не надо ждать, пока кто-то едет в пробке, чтобы провести собрание, не надо бронировать переговорку и выгонять оттуда засидевшихся коллег, не надо бегать в кафе на обед — поешь домашнего борща, в обед ты можешь поиграть с ребенком или вздремнуть. Заболел ребенок? Не нужно брать больничный, отпрашиваться, переносить встречи, заботься о близких и не переживай», — продолжает Александр.

Ирина Жильникова выделяет еще один плюс работы из дома: выравнивание баланса «работа — личная жизнь». «Не стоит зацикливаться на трудностях и проблемах, лучше воспринять это как возможность для профессионального и личного роста и развития, новых хобби, учитывая, какое огромное количество дистанционных курсов доступно сейчас каждому из нас», — советует она.

Елизавета Ивантей,

специально для «Фонтанки.ру»