Уберите авторучку! Электронная подпись с нуля

Что такое ЭП и почему ее стоит получить.

Удаленка, доставка, электронная торговля, отчетность через интернет… Как много простых и понятных действий в последнее время переместилось во всемирную Сеть. Не надо никуда идти, стоять в очередях, тратить бумагу. Но есть одна загвоздка, которую не так-то просто понять. Что такое электронная подпись и как правильно ее использовать — рассказываем в этом материале.

Начнем с азов. Так что же это такое?

Электронная подпись — это реквизит, который заверяет электронный документ и свидетельствует о правильности его содержания в момент подписания. Сейчас название сокращается до ЭП, а некоторое время назад чаще говорили ЭЦП — это одно и то же.

Квалифицированную электронную подпись выдают специализированные коммерческие организации, прошедшие специальную аккредитацию в Минцифры — удостоверяющие центры (УЦ).

Она работает так же, как и обычная подпись ручкой на бумаге, вот только ни ручки, ни бумаги теперь нет. И подделать ее невозможно: доступ к ключам подписи, которыми заверили документ, есть только у их владельца.

Документ, заверенный ЭП, преобразовывается с помощью криптографических средств. Подписание происходит с использованием закрытого ключа, который хранится у пользователя — его никому нельзя передавать. Проверить, кто подписал документ, можно, просмотрев сертификат (открытый ключ) — сведения о нем передаются вместе с самим документом.

Оставим сложную теорию в покое, скажем только главное: применяемая система настолько надежна, что проще отказаться от подделки документа, чем взломать ключ.

У меня нет своего бизнеса. Зачем мне ЭП?

Обычным людям, не бизнесменам, без электронной подписи тоже не обойтись. Если вы работаете, а у вашего нанимателя есть кадровый электронный документооборот, то с ЭП вы сможете подписывать документы (трудовой договор, заявления и т.д.), не заходя в офис. В эпоху дистанта это очень удобно.

Уже сейчас с помощью ЭП можно подтвердить учетную запись на Госуслугах, подать заявление в суд, оформить покупку недвижимости. Все говорит о том, что в ближайшее время сфера ее применения будет только расширяться.

Допустим, сегодня бизнеса нет, а завтра все переменилось. Если нужно открыть ИП или ООО, то с электронной подписью физического лица это можно сделать, не выходя из дома.

А я уже индивидуальный предприниматель. Зачем мне тратиться на ЭП?

ИП, как и ООО, обязаны сдавать отчетность в госорганы — значит, вам обязательно нужна электронная подпись. Даже если ИП не функционирует, все равно обязательно сдавать нулевую отчетность до полной ликвидации.

Не во всех компаниях, которые снимают с предпринимателей груз документооборота, можно получить электронную подпись. А вот в компании Такском ЭП уже включена во все тарифные планы по отчетности. А еще ее бесплатно поменяют в случае смены реквизитов компании, собственника или утери подписи.

Мой начальник считает, что подписывать бумажные документы удобнее и надежнее. Как мне его переубедить?

Удобнее и надежнее — это не те слова, которые надо применять в вашем случае. Надо непременно рассказать шефу, что государство целенаправленно продвигает цифровую политику и расширяет сферы применения обязательного ЭДО. Более того, все документы «в бумаге» будут постепенно переводить в цифровой вид.

Рано или поздно электронный документооборот придется освоить. А документы в нем можно заверять только ЭП — скан подписанной от руки бумаги никто не примет.

Кстати, квалифицированная электронная подпись — это не только доказательство, что документ подписан лично вашим начальником, но и защита от подделок. Если попытаться внести изменения в файл, уже заверенный квалифицированной электронной подписью, то это сразу будет видно: подпись перестанет быть валидной и больше не пройдет проверку.

Я бухгалтер и хочу перейти на удаленную работу. Мне нужна ЭП?

У любого бухгалтера совершенно точно должна быть ЭП, без вариантов. Иначе он просто не сможет выполнять свои обязанности.

Говорят, в 2022 правила получения ЭП поменяются. Станет проще или сложнее?

В чем-то проще, в чем-то сложнее. С 1 января генеральный директор сможет получить новую электронную подпись только в УЦ ФНС. Сотрудники юридического лица и физические лица будут использовать электронные подписи, полученные в коммерческом аккредитованном УЦ.

Сотруднику в течение переходного периода нужно будет успеть получить машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП генерального директора. Сведения об этой доверенности, приложенные к подписанному документу, будут подтверждать полномочия сотрудника. Использование доверенностей уже давно работает при сдаче отчетности в налоговую.

Плюсы изменений: директор сможет бесплатно получить ЭП прямо в ФНС (не во всех отделениях, но и не с территориальной привязкой). Потратиться придется только на сертифицированный защищенный носитель и лицензию на программу для работы с электронной подписью — на простую флэшку не выдадут и передача лицензии не предусмотрена.

Минусы — в переходный период, конечно, будет много вопросов о том, кто и как подписывает документы, как правильно пользоваться машиночитаемой доверенностью, где ее взять и т.д.

Где приобрести правильную ЭП? Чтобы и у госорганов не было претензий, и технических проблем не возникало.

ЭП получают в удостоверяющем центре, причем сперва надо проверить наличие у него аккредитации. Имейте в виду: из-за ужесточения правил аккредитации количество УЦ сейчас сократилось почти на 90%. Список оставшихся в строю можно найти на сайте Минцифры. УЦ, аккредитованные по новым правилам, отмечены в списке соответствующим признаком.

Первым в стране получил аккредитацию по-новому удостоверяющий центр Такском — один из крупнейших в стране.

Справка:

Такском — российская IT-компания, основанная 20 лет назад. Она занимает одну из лидирующих позиций в области разработки программного обеспечения для руководителей и бухгалтеров. Первый оператор электронной отчётности и основоположник обмена электронными документами с государственными контролирующими органами в стране.

18 мая 2021 года Удостоверяющий центр Такском в соответствии с решением Правительственной комиссии первым в России получил аккредитацию согласно новым требованиям закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Материал подготовлен специально для компании «Такском»