Цена безупречности

Как провести идеальное международное мероприятие
Фото: Метцель Михаил/ТАСС. Пленарное заседание в рамках XXI ПМЭФ
Сергей Лазуткин, генеральный директор компании «Прокси Центр», рассказал «Фонтанке» об особенностях конгрессно-выставочного бизнеса на высшем уровне, аккредитации высокопоставленных чиновников и письмах для Путина.
Сергей Лазуткин Фонтанка
Сергей Лазуткин
Фото: Георгий Поляков/«Прокси Центр»
Это вам не стройка

Организация мероприятий — напряженная работа. И чем выше должность сотрудника, тем более стрессоустойчивым ему надо быть. Потому что цена ошибки слишком высока, а просчетов не должно быть в принципе. С приближением даты события нагрузка растет, приходится решать все больше вопросов в единицу времени. Даже когда мы четко понимаем, что делаем, нередко возникает какая-то техническая или организационная неожиданность, которая ставит под угрозу соблюдение сроков. А не соблюдать их нельзя. В отличие, условно говоря, от какой-нибудь стройки, где время сдачи объекта можно перенести, мы не имеем возможности что-то отложить. Потому что день и час уже объявлены, и к этому моменту приедут сотни, иногда — тысячи, человек. Мы обязаны их принять, обеспечить необходимый уровень сервиса, реализовать утвержденную деловую программу по графику и так далее. Каждое направление подготовки должно быть идеально отшлифовано и работать как часы.

«Прокси Центр»: коротко о главном

Выход компании на рынок.
Участие в организации мероприятий в рамках председательства РФ в форуме АТЭС (Азиатско-Тихоокеанского экономического сотрудничества).
Сопровождение мероприятий в рамках председательства России в «Группе двадцати» в Москве и Петербурге. Участие в проведении сессии АТПФ (Азиатско-Тихоокеанского парламентского форума) во Владивостоке.
Организация работы информационно-транспортных столов XXII Олимпийских Зимних Игр и XI Паралимпийских Зимних Игр. Участие в ряде мероприятий в рамках председательства России в G8.
Проведение первого Всемирного Форума олимпийцев, а также участие в подготовке мероприятий в рамках председательства РФ в ШОС (Шанхайской организации сотрудничества). Учреждение и проведение ЯМЭФ (Ялтинского международного экономического форума). Участие в подготовке мероприятий в рамках председательства России в БРИКС, а также проведении первого ВЭФ (Восточного экономического форума).
Участие в подготовке Санкт-Петербургского международного культурного форума. Участие в подготовке Делового форума Россия – АСЕАН, первого Московского финансового форума (МФФ).
Организация транспортного обслуживания и работы информационно-транспортных столов при проведении Кубка Конфедераций FIFA, организация Международной выставки-форума «ЭКОТЕХ». Участие в подготовке и проведении Международного арктического форума «Арктика — территория диалога», XIX Всемирного фестиваля молодежи и студентов (ВФМС), 137-й Ассамблеи Межпарламентского союза.
Организация транспортного обслуживания и работы информационно-транспортных столов при проведении Чемпионата мира по футболу FIFA 2018 в России.
Ежегодно. Участие в организации ПМЭФ (Петербургский международный экономический форум), РИФ (Российский инвестиционный форум), ЯМЭФ (Ялтинский международный экономический форум) и многих других событиях.

Письма для Путина

Пункт аккредитации можно сравнить с «вешалкой в театре», с которой, как известно, все начинается. Это главное окно общения с организаторами, здесь участники получают первые впечатления от мероприятия. Если человеку выдали работающий бейдж за положенные 5 минут, без очередей и технических сбоев, то на площадку он идет в хорошем настроении, уверенный, что здесь все вопросы решаются легко.

Сотрудникам, которые проводят аккредитацию, приходится работать как с обычными участниками, так и с высокопоставленными чиновниками. Со всеми они должны быть одинаково гостеприимны и в любых условиях действовать эффективно. Это интересная работа, но весьма стрессовая. Иногда, по не зависящим от нас причинам, гость вынужден ждать своей аккредитации или ему вовсе в ней отказывают. В таких случаях весь негатив, порой даже с угрозами, естественным образом выливается на персонал. Поэтому нашим сотрудникам необходимо обладать стальными нервами и выдержкой.
Фото: «Прокси Центр»
Фото: «Прокси Центр»
Фото: «Прокси Центр»
Фото: sco-russia.ru
Фото: Станислав Красильников/ТАСС
Фото: Змеев Максим/ТАСС
Фото: Демьянчук Александр/ТАСС
Многие «необычные личности» и несогласные стремятся попасть на площадку мероприятия, чтобы донести свою позицию до высоких чиновников. Довольно часто пункты аккредитации пикетируют или через них пытаются передать «послания для Путина» — с этим приходится как-то справляться. Но положительные эмоции тоже можно получить: например, когда за бейджем приходит знаменитость или сотрудник аккредитует губернатора «своего» региона.

Участники обращаются в пункты аккредитации с самыми разными вопросами — от элементарных, вроде отметки командировочных, до экзотических. Так, на одном из мероприятий иностранные делегаты попросили отыскать место, где можно купить очки ночного видения. Дело было не в одном из наших крупнейших городов, поэтому задача оказалась достаточно непростой. Но и в таких случаях мы находим решение.

Кто такие офицеры связи

На мероприятиях высокого уровня с официальными делегациями и статусными участниками работают офицеры связи (делегат-менеджеры). Они должны привлекать гостей различных категорий на мероприятие, рассылать приглашения, своевременно предоставлять будущим участникам всю необходимую информацию, а также обеспечивать комфортное и эффективное пребывание гостей на площадке, где проходит событие. Когда начинается подготовка очередного мероприятия, эта работа ведется в круглосуточном режиме.
Фото: «Прокси Центр»
Офицеры связи знают деловой этикет и культурные особенности прибывающих зарубежных делегаций: это влияет, например, на составление меню для приемов и официальных ужинов. Они занимаются составлением и согласованием общей программы пребывания делегации, протокольной организацией встреч и проводов: чтобы приветствие у трапа самолета прошло без накладок, на месте была символика государств, в соответствии с протоколом подобран состав встречающих, все участники обеспечены переводом в обе стороны, приоритетом в обслуживании в аэропорту, транспортом (включая организацию кортежей, сопровождения ГИБДД, парковки и др.).

Офицеры связи должны уметь максимально оперативно и четко реагировать в непротокольных, стрессовых и форс-мажорных ситуациях. А случается всякое: например, были случаи, когда делегат-менеджера просили проехать вместе с участником в метро или организовать поход в магазин для покупки целого чемодана русской художественной литературы.

DDoS по-крупному

Нам приходилось сталкиваться с DDoS-атаками на сайты мероприятий. Чем выше статус события, чем больше о нем информации в СМИ и социальных сетях, тем вероятнее, что злоумышленники попытаются помешать работе сайта или навредить другим путем. Мы уделяем много внимания защите информации: используем только надежные каналы связи с соответствующими сертификатами безопасности, храним базы данных по методу распределенного резервирования. Особенно тщательно защищены персональные данные: паспортные данные, адреса электронной почты и номера телефонов, заявки на деловые встречи, заказы отелей и транспорта, полетные данные.
G20,Прокси центр
Фото: g20russia.ru
Когда проводим мероприятие в другом городе, всегда берем с собой мобильный сервер, который можно подключить, если связь с основным почему-то прервалась. На нем хранится резервная информация для регистрации и аккредитации. Нужен такой страховочный вариант крайне редко, но мы должны предусмотреть любые неприятности и справиться с ними.

Лингвисты и технари

Для масштабных событий мы также привлекаем волонтеров и временных сотрудников – они помогают решать различные организационные задачи. Они встречают прибывающих на площадку гостей, помогают в проведении аккредитации, сопровождают участников во время перемещений по городу. Следят за тем, чтобы в залах заседаний всегда были канцелярские принадлежности, вода. Даже правильная расстановка мебели и чистота на площадке — это их забота.

Мы постоянно сотрудничаем с вузами: обращаемся к руководству — и нам рекомендуют студентов, которых можно привлечь в качестве волонтеров. Иногда размещаем объявления о наборе у себя на сайте и никогда не остаемся без добровольцев. Молодым людям интересно узнать, как проводятся события, которые обычно можно увидеть лишь по телевизору. Им хочется понять, как изнутри устроено мероприятие и получить опыт, который им впоследствии еще не раз пригодится. Одно из основных требований к временным сотрудникам — умение разговаривать по-английски. Студенты технических вузов помогают решать те задачи, которые им ближе: например, работают с оргтехникой.
Мы работали во многих городах и регионах — от Калининграда до Владивостока. Менталитет, конечно, везде разный: Москва и Петербург отличаются от Башкирии и Татарстана, и они все вместе — от Краснодарского края и Крыма. При этом везде есть молодежь, которая хочет узнавать что-то новое и охотно подключается к нашей работе. Равнодушных, как правило, нет. Но все-таки надо признать, что за пределами Москвы и Питера всегда сложнее подобрать временный персонал.

Черно-белый транспорт

Когда происходит масштабное событие, мы используем разный транспорт. Автобусы возят большие группы участников на культурные мероприятия и приемы, проходящие за пределами площадки. Микроавтобусы работают шаттлами: обеспечивают транспортную связь с отелями, аэропортами и вокзалами. Легковые автомобили – для индивидуальных трансферов. В зависимости от статуса участника за ним может быть закреплена машина одного из трех классов: эконом (Skoda, Chevrolet), бизнес (Mercedes-Benz E-класса, Toyota Camry) или представительского (Mercedes-Benz S-класса, BMW 7 и др.). Наши возможности позволяют привлечь большое количество транспортных средств: так, на одном из мероприятий было одновременно задействовано более двух тысяч автомобилей. В крупных городах эта задача решается проще – там достаточно много транспортных компаний с большими автопарками. Наша задача — понять, сколько единиц требуется для конкретного мероприятия, определиться с необходимым количеством подрядчиков и выбрать машины, которые будут примерно похожи. Если это выполнено, далее мы используем заранее проработанную схему транспортного обслуживания, а наши диспетчеры безупречно решают все встающие перед ними задачи.
Фото: «Прокси Центр»
Мы предпочитаем либо черные автомобили, либо белые. Красные или зеленые не берем, хотя такие на рынке тоже предлагают.

Для обеспечения четкой работы водителей мы заранее «репетируем» с ними сложные маршруты. Это необходимо, если место назначения далеко от площадки, а также если нужно переместиться из точки А в точку Б за строго ограниченное время. Особенно тщательно и масштабно мы готовились к Кубку Конфедераций и Чемпионату мира по футболу 2018.

Есть детали, которые делают дорогу намного комфортнее, хотя на первый взгляд кажутся несущественными. Мы заботимся о том, чтобы в машине всегда были зарядные устройства для смартфонов, минеральная вода, зонт, губка для чистки обуви и другие мелочи. От таких деталей нередко зависит общее впечатление о мероприятии.

Пассажиры в бутсах и не только

Во время Чемпионата мира по футболу 2018 мы отвечали за транспортное обслуживание в восьми городах: Москве, Санкт-Петербурге, Сочи, Калининграде, Нижнем Новгороде, Саранске, Ростове-на-Дону и Волгограде. Перевозили спортсменов, судей, представителей оргкомитета FIFA и других футбольных организаций, участников международных делегаций.
Фото: Elmar Kremser/SVEN SIMON
Чемпионат был для нас уникален своей масштабностью. Мы никогда не привлекали к работе одновременно столько людей: речь шла уже не о сотнях, а о тысячах. Чтобы оперативно получать информацию с мест и решать любые возникающие вопросы, мы отправили в каждый город штатных работников, которые формировали коллектив из местных специалистов — менеджеров, диспетчеров, водителей, механиков и других.

Чемпионат мира по футболу — 2018 в цифрах

Во время чемпионата мы использовали не только автомобили официальных партнеров Hyundai и KIA, но и большое количество транспортных средств «с рынка». А он, как всегда бывает во время крупных мероприятий, был сильно «разогрет»: цены выросли в несколько раз по сравнению с обычными. Но мы все-таки нашли эффективное решение: заключили уникальный контракт с компанией Mercedes-Benz и взяли в аренду более 600 машин, которые были распределены по всем восьми городам.

Решение столь емкой задачи стало для нас бесценным опытом. Считаю, что в целом мы справились с ней достаточно успешно. Хотя, конечно, были какие-то шероховатости и мелкие недочеты, без которых не обходится ни одно мероприятие. Я уверен, что этот опыт мы сможем использовать в будущем для осуществления не менее интересных проектов.
Материал подготовлен специально для ООО «Прокси Центр».

Благодарим за предоставленную информацию Сергея Николаевича Лазуткина.

Текст: Мария Семёнова
Редактор/корректор: Елена Виноградова
Верстка: Екатерина Елизарова
Координаторы проекта: Елена Таранущенко, Ольга Голубева
Фото: фотоматериалы предоставлены компанией ООО «Прокси Центр»