Мелочей не бывает

Как организовать конференцию на «пятерку»?
Как провести конференцию «на ура»? Почему при планировании делового мероприятия любая мелочь — не мелочь? С чего начать подготовку? Мы собрали для вас советы профессионалов своего дела — команды конференц-центра «Москва».
Для начала определимся с термином «Конференция»
Конференция — деловое мероприятие, участники которого собираются для обсуждения и решения различных вопросов. Чаще всего это бизнес-проект: слушатели покупают у организатора билеты. Если вы хотите, чтобы ваш проект был успешным, в том числе с финансовой точки зрения, придется приложить немало усилий и учесть массу тонкостей. Сверьтесь с нашим чек-листом. Мы уверены: в нем вы увидите и моменты очевидные, и не очень.
Тема
50% успеха конференции — ее тематика. Собрать участников можно только на мероприятие с актуальной и по-настоящему интересной для вашей целевой аудитории повесткой. И, конечно, яркими спикерами, чьи компетентность и опыт не вызывают сомнений.
Сроки
02
Второе. Когда вы будете отправлять участникам приглашения, там уже должно быть указано место проведения. С площадкой для однодневных конференций нужно определиться как минимум за месяц, а лучше — за три. Крупные форумы с большим количеством участников стоит планировать за полтора-два года. Почему? Потому что подходящие для форумов и семинаров залы, как правило, в бизнес-среде города знают и бронируют заранее. Чем раньше начнете подготовку, тем шире будет выбор.
01
Первое, о чем нужно помнить: у деловых мероприятий есть четко выраженная сезонность — весна и осень.
В конференц-центре «Москва», который располагается в здании одноименного 4-звездочного отеля, сейчас идет бронирование на сентябрь. Также поступают заявки от организаторов многодневных мероприятий на весну-осень 2022 года. Площадка готова работать и с экстренными запросами — количество залов позволяет. Но все же здесь рекомендуют решить главный организационный вопрос как можно раньше — для вашего же спокойствия.
Выбор площадки
Выбирая место проведения конференции, нужно учитывать: размер площадки, арендную стоимость, расположение здания, инфраструктуру поблизости, логистику внутри самой площадки, наличие доступной среды.

Понятно, что конференц-центр должен быть в удобном для всех гостей месте. Если площадка находится дальше чем в 10-15 минутах ходьбы от метро, это, скорее всего, вызовет недовольство аудитории. И даже если вы организуете трансфер от «подземки» до адреса, велик риск, что до вас доберутся не все — какую-то часть слушателей вы потеряете.

А теперь о неочевидном. Откажитесь от зала, если к нему ведет крутая лестница. Среди посетителей мероприятия наверняка найдутся люди, для которых преодолеть такое препятствие будет непросто.
Конференц-центр «Москва» отвечает всем предъявляемым к хорошей площадке требованиям:
01
Центр Петербурга: площадь Александра Невского, 2.
02
Станция метро прямо в здании.
Рядом остановки наземного транспорта.
03
06
Возможность провести мероприятие с количеством участников от 10 до 1000 человек.
05
Внушительный выбор: 9 залов разной вместимости, 6 банкетных залов, 4 кинозала, 2 переговорных комнаты, 1 киноконцертный конференц-зал.
04
Парковка на 200 мест: можно забронировать места и оплатить их по безналичному расчету.
Команда
Один в поле не воин — это словно сказано о подготовке к конференции. Эффективно организовать сложное мероприятие может только команда, состоящая из представителей заказчика и площадки.
Менеджеры. Они взаимодействуют с лекторами, участниками, представителями конференц-центра. Выбирают зал, размещают гостей, организуют питание.

Технические специалисты. Они обеспечивают звук, свет, видео, онлайн-трансляцию. Заранее приезжают на место, проводят монтаж оборудования и тестируют его.
От заказчика нужны:
Менеджер. Он курирует мероприятие от А до Я. Его главная задача — подобрать оптимальный вариант под заданную тематику и бюджет.

Администраторы. Занимаются техническим построением залов под руководством менеджера.

Технический специалист. Отвечает за свет, звук и видео в зале. Помогает заказчику подключить оборудование, показывает, как им пользоваться, и приходит на помощь в любой нештатной ситуации во время мероприятия.
От площадки нужны:
Ирина Колбасникова, конференционный и банкетный менеджер отеля
«Я помогаю гостю воплотить все его идеи на нашей площадке: по техническому оснащению, по расстановкам, по питанию и другим организационным моментам. Показываю, как максимально упростить любую сложную задачу. Все договоренности фиксируются в плане мероприятия, который я согласовываю с заказчиком и при необходимости корректирую. Как правило, подготовку ивента мы начинаем за три месяца. В течение этого времени я постоянно нахожусь на связи с клиентом — минимум 12 часов в день. Это необходимо, поскольку все заказчики индивидуальные. И возникающие вопросы — тоже».
Бюджет
Расходы на конференцию зависят от:
Количества участников. Чем их больше, тем выше расходы.
Выбранного зала. У каждого помещения своя арендная плата.
Задействованного оборудования. Одно дело — обычное выступление лектора в небольшой аудитории, совсем другое — организация онлайн-вебинара с трансляцией в прямом эфире.
Выбранного формата питания. Вы ограничитесь кофе-брейком, закажете фуршет или орагнизуете грандиозный гала-ужин?
Тайминг
Две трети времени конференции занимает деловая часть. При этом современные мероприятия чаще всего идут в формате живого общения: слушатели могут задавать вопросы спикеру по ходу его рассказа.

Стандартная продолжительность сессии — два часа: либо академических, по 45 минут, либо астрономических. После участники должны отдохнуть, размять ноги, перекусить. Сделать это можно во время первого кофе-брейка. Второй перерыв или обед уместно устроить после второй «пары».
Обед: 45-60 минут.
Кофе-брейк: 15-30 минут;
После насыщенного дня спикерам и участникам просто необходимо дать возможность пообщаться неформально. В конференц-центре «Москва» обсудить впечатления и договориться о сотрудничестве можно в лобби-баре или панорамном ресторане с видом на Неву и Александро-Невскую лавру.
Техника
Как правило, техника в арендную стоимость не входит. Поэтому нужно заранее продумать, понадобятся ли микрофон (в зал от 30 человек — обязательно), проекционный экран, дополнительный свет. Перед конференцией не поленитесь устроить тест-драйв оборудования на площадке, чтобы на самом мероприятии не было сбоев.
Технические возможности конференц-центра «Москва»:
02
Средние залы (от 30 до 100 человек) оборудованы стационарными экранами, проекторами, плазменными панелями, потолочными колонками, встроенным звуком. Лектора будет слышно из любой точки.
03
Малые залы (до 30 человек) предполагают использование мобильного оборудования, которое устанавливается перед мероприятием.
01
В зале «Бальмонт» (до 1000 персон) установлен направленный на сцену свет, есть вращающиеся «световые головы», большой светодиодный экран на сцене, профессиональное звуковое оборудование. Это позволяет проводить здесь не только деловые, но и культурные мероприятия (концерты, кинофестивали, презентации).
Ваша конференция пройдет с соблюдением эпиднорм. Все помещения центра оборудованы диспенсерами с антисептиком.
Питание
Качество питания серьезно влияет на мнение участников о конференции, так что недооценивать этот пункт не стоит. «Гастрономическая» часть зависит от длительности мероприятия и ваших задач.
Вариант 1
Планируете ли вы устраивать обед? Если да, то кофе-брейк может быть легким: чай, кофе, бутерброды, печенье и вода. Воду, кстати, лучше подавать бутилированную: во-первых, ее можно взять в зал, во-вторых, это гигиенично.
Вариант 2
Если обед в программу не включен, устройте плотный кофе-брейк. И предусмотрите, чтобы на площадке было кафе, в котором слушатели смогли бы подкрепиться в середине дня.
Вариант 3
К кофе-брейкам можно добавить фуршет, когда еда накрывается в отдельном зале с торжественной подачей. Допустимая посадка — обычные столы или коктейльные.
Вариант 4
Гала-ужин — деловой банкет, во время которого организатор благодарит спикеров и участников, организует неформальное общение. Эффектное завершение конференции требует продуманной рассадки, качественного меню и развлекательной программы. План гала-ужина составляется вместе с менеджером площадки.
В конференц-центре «Москва» есть два зала (650 и 1300 кв. м), которые можно использовать для услуг питания. Полностью оборудованная линия раздачи позволяет накормить до 600 -700 человек без очередей.

Можно выбрать как пакетное предложение по меню, так и создать индивидуальное по желанию заказчика. Шеф-повар ресторана в 4-звездочном отеле приготовит для гостей блюда любой кухни мира. А также составит индивидуальный рацион питания для аллергиков, вегетарианцев, постящихся и т. д.

Команда площадки поможет и в подборе культурной программы ужина: с «Москвой» сотрудничает ряд профессиональных ведущих и артистов.
Рассадка
Как правильно выбрать зал? Он должен быть оптимальным по размеру, а это зависит от численности участников. Впрочем, большое значение имеет не только площадь, но и выбранная схема рассадки:
«Театр»
Самая популярная и удобная для большого количества человек рассадка.
«Класс»
Оптимальное решение, если публике потребуется записывать лекционный материал.
«U-образная»
Подходит в случае с небольшим количеством участников, которые находятся в диалоге друг с другом.
«Единый стол»
Применяется на встречах небольшого круга лиц — например, топ-менеджеров одной корпорации.
Ирина Колбасникова, конференционный и банкетный менеджер отеля
«Каждый зал конференц-центра «Москва» легко «трансформируется» под разные типы рассадки. Мы подскажем, как даже большой зал сделать более уютным за счет правильной организации пространства.

Помимо стандартных, у нас есть четыре зала киноконцертного комплекса, разных по интерьеру и по количеству посадочных мест: от 40 до 398. Можем предложить даже зал с мягкими мешками: его наши заказчики используют для развлекательных мероприятий или психологических тренингов, где необходима спокойная, практически интимная обстановка.

В период ограничений мы провели реновацию комплекса: заменили оборудование во всех залах на более современное, а также обновили интерьер залов и холлов. Мы стали еще лучше для наших гостей» .
Размещение
Если ваша конференция с междугородним/международным участием, то необходимо продумать размещение спикеров и слушателей. Ваши гости должны жить максимально близко к месту проведения делового мероприятия. Идеальный вариант — отель и конференц-центр находятся в одном месте.
В отеле «Москва» 843 номера четырех категорий
«I категория»: 671 номер;
«Джуниор сюит»: 127 номеров;
«Люкс»: 41 номер;
«Апартамент»: 4 номера.
Пятая часть всех гостей — люди, приезжающие в Петербург в командировку. Для них в отеле действует акция «Командировочка»*: в предложение входят не только проживание с завтраком «шведский стол», но и ужин, а также поздний выезд. Приезжающим с бизнес-целями предоставляются все необходимые документы.

Для гостей отеля, которые помимо номеров арендуют залы, предусмотрены бонусы:
Привлекательные тарифы на корпоративное бронирование гостиницы и проведение деловых мероприятий.
При бронировании более 70 номеров — штабной номер «Люкс» и место на платной охраняемой парковке в подарок.**
Приоритет в обслуживании.
Возможность безналичного расчета.
Резервировать места стоит заранее — как минимум, за месяц, а лучше за два-три. При необходимости постояльцам предоставляются услуги заказа такси и экскурсий по городу. Также есть привилегии по посещению некоторых театров Петербурга.
И все же, почему именно «Москва»?
Удобная логистика самого здания: участникам конференции не придется «бегать» по разным концам отеля — залы и места для кофе-брейков находятся рядом.
Два входа в каждый зал. Это удобно при проведении выставок: посетитель заходит в одну дверь, осматривает экспозицию и выходит через вторую.
Возможность выбора — и речь не только про количество площадок. В «Москве» вы сможете накормить участников мероприятия как в залах, так и в ресторанах на территории отеля: лобби и панорамном баре на восьмом этаже.
«Москва» удовлетворяет требованиям доступной среды. В отеле есть лифты.
На этаже конференц-центра нет номерного фонда – значит, не будет и постороннего шума.
Профессиональная система звукоизоляции. Даже при одновременной организации двух мероприятий в соседних залах никто никому не помешает.
Необычные события в конференц-центре «Москва»
Бьюти-мероприятия с практическими занятиями
Соревнования по боксу
Выставка робототехники
Семинар для будущих мам
Танцевальные конкурсы
Культурные форумы других стран
Теперь вы знаете о проведении деловых мероприятий многое. Но если остались вопросы, на них с радостью ответит опытная команда конференц-центра «Москва» по телефону: 8 (812) 660-58-14.
Материал подготовлен специально для конференц-центра «Москва»

*Акция «Командировочка» действует до 31 декабря 2021 года. Предложение распространяется на номера категорий: стандарт, комфорт, комфорт-бизнес, полулюкс, люкс. Акцию проводит ООО «УК «Гостиница Москва»» (Санкт-Петербург, пл. Александра Невского д.2, ОГРН 1157847349307 от 14 октября 2015 года, ИНН 7842068299). Подробнее об условиях читайте здесь.

** Акция, действует до 30 декабря 2021 года. Особые условия при бронировании более 70 номеров предоставляет ООО «УК «Гостиница Москва»» (Санкт-Петербург, пл.Александра Невского д.2, ОГРН 1157847349307 от 14 октября 2015 года, ИНН 7842068299). Подробнее об условиях читайте здесь.

Автор: Анастасия Коренькова
Редактор / корректор: Елена Виноградова
Координатор: Елена Рожнова
Фотографии предоставлены КЦ «Москва»
Фотограф: Михаил Огнев
Дизайнер: Екатерина Елизарова

Спецпроекты «Фонтанки.ру»

ЕЩЁ